Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen für Unternehmen verpflichtend. Die bisherige Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026. Damit bleibt den Unternehmen wenig Zeit, um bestehende Prozesse, Ablagestrukturen und HR-Systeme auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.Viele Unternehmen verwalten Personal- und Entgeltunterlagen heute noch verteilt: in Papierakten, Outlook-Postfächern, Netzlaufwerken oder diversen Dateiablagen. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, ob diese Strukturen den gesetzlichen Anforderungen künftig noch gerecht werden.Die gute Nachricht: Die Digitalisierungspflicht ist weit mehr als eine regulatorische Vorgabe. Sie bietet Unternehmen auch die optimale Chance, ihre Personalprozesse effizienter, transparenter und zukunftssicher aufzustellen.
Was bedeutet die Digitalisierungspflicht für Entgeltunterlagen?
Bereits seit dem 1. Januar 2022 sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, bestimmte sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Unternehmen konnten sich bislang jedoch von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet aber zum 31. Dezember 2026. Ab 1. Januar 2027 müssen die entsprechenden Unterlagen elektronisch vorliegen und im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) bereitgestellt werden können.
Ziel der gesetzlichen Regelung ist es, Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung effizienter und digital durchzuführen. Unternehmen sollen relevante Entgeltunterlagen künftig strukturiert, nachvollziehbar und elektronisch verfügbar halten.
Für viele Personalabteilungen bedeutet das: Bestehende Dokumentenablagen und Prozesse müssen spätestens jetzt auf den Prüfstand.
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
Eine der häufigsten Fragen lautet:
„Muss jetzt unsere komplette Personalakte digitalisiert werden?“ Die Antwort lautet: Nein.
Die gesetzliche Verpflichtung betrifft nicht pauschal die gesamte Personalakte, sondern bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen, die für Betriebsprüfungen relevant sind und benötigt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Reicht ein Netzlaufwerk oder SharePoint aus?
In vielen Unternehmen liegen Personaldokumente bereits digital vor – allerdings verteilt auf verschiedene Systeme:
- Papierakten
- Outlook-Postfächer
- Netzlaufwerke
- SharePoint
- lokale Ordner
- einzelne PDF-Dateien
Auf den ersten Blick wirkt das bereits digital. In der Praxis entstehen jedoch häufig Fragen:
- Welche Ablage ist die aktuelle?
- Ist unsere Ablage datenschutzkonform und revisionssicher?
- Sind alle Dokumente vollständig vorhanden?
- Wer darf auf welche Unterlagen zugreifen?
- Lassen sich Änderungen nachvollziehen?
- Können Unterlagen bei einer Prüfung schnell bereitgestellt werden?
Und genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einer reinen Dateiablage und einer strukturierten digitalen Dokumentenverwaltung. Denn neben der elektronischen Speicherung spielen auch Themen wie Berechtigungskonzepte, Nachvollziehbarkeit, Versionierung und Datenschutz eine entscheidende Rolle.
Warum Unternehmen jetzt handeln müssen
Bis zum 1. Januar 2027 sind es nur noch wenige Monate. Zudem ist die Einführung einer digitalen Personalakte oder eines Dokumentenmanagementsystems kein Projekt, das innerhalb von nur weniger Tage abgeschlossen ist.
Denn vor einer Einführung müssen in der Regel unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:
- Welche Dokumente werden künftig digital geführt?
- Welche Prozesse sollen digital abgebildet werden?
- Welche bestehenden Dokumente müssen übernommen werden?
- Welche Rollen und Berechtigungen werden benötigt?
- Wie werden bestehende HR-Systeme integriert?
- Welche Fachbereiche sollten in das Projekt eingebunden werden?
Hinzu kommen die technische Einrichtung, die Migration vorhandener Dokumente, Tests sowie die Schulung Ihrer Mitarbeiter.
Wer diese Schritte erst zum Jahresende beginnt, riskiert unnötigen Zeitdruck. Jetzt ist deshalb der richtige Zeitpunkt, die Weichen für eine rechtskonforme und zukunftssichere Lösung für Ihr Personalwesen zu stellen.
Die Digitalisierung als Chance für moderne HR-Prozesse
Auch wenn der gesetzliche Anlass im Vordergrund steht, profitieren Unternehmen weit über die eigentliche Pflicht hinaus.
Eine moderne digitale Personalakte unterstützt Personalabteilungen dabei:
- Dokumente zentral und revisionssicher zu verwalten,
- Such- und Verwaltungsaufwände deutlich zu reduzieren,
- Informationen schneller bereitzustellen,
- HR-Prozesse zu standardisieren,
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu verbessern,
- manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren,
- Workflows und Erinnerungsfunktionen zu automatisieren.
Gerade Unternehmen mit mehreren Standorten oder wachsenden Teams profitieren davon, dass alle relevanten Personaldokumente an einem zentralen Ort verfügbar sind und berechtigte Mitarbeiter jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können.
Rechtskonforme Archivierung wird immer wichtiger
Neben der eigentlichen Digitalisierung spielen auch steigende gesetzliche Anforderungen an die Archivierung eine wichtige Rolle.
Eine moderne Lösung unterstützt Unternehmen unter anderem bei:
- der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO),
- der revisionssicheren Archivierung,
- der Nachvollziehbarkeit von Änderungen,
- der Versionierung von Dokumenten,
- der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen,
- einem zentralen und sicheren Berechtigungs- und Zugriffskonzept.
Dadurch werden nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, gleichzeitig steigt auch die Qualität Ihrer internen HR-Prozesse deutlich.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen jetzt zielführend vor
Unternehmen sollten die verbleibenden Monate nutzen, um strukturiert vorzugehen.
Ein möglicher Fahrplan sieht dabei wie folgt aus:
- Bestehende Dokumentenablagen analysieren: Wo liegen Personal- und Entgeltunterlagen heute? Gibt es mehrere Ablageorte?
- Betroffene Unterlagen identifizieren: Welche Dokumente müssen künftig elektronisch geführt werden?
- Etablierte Prozesse überprüfen: Welche HR-Prozesse lassen sich vereinfachen oder vollständig digitalisieren?
- Rollen und Berechtigungen definieren: Wer benötigt Zugriff auf welche Dokumente?
- Geeignete Software auswählen: Die Lösung sollte sich möglichst nahtlos in bestehende HR-Prozesse integrieren lassen.
- Migration planen und umsetzen: Bestehende Dokumente sollten strukturiert übernommen und sauber verschlagwortet werden.
- Team einbinden: Eine erfolgreiche Einführung lebt nicht nur von der Technik, sondern auch von klaren Prozessen und einer guten Akzeptanz im Unternehmen.
Digitale Personalakte und Sage HR Suite – integriert und zukunftssicher
Für Unternehmen, die bereits mit der Sage HR Suite arbeiten oder ihre HR-Prozesse modernisieren möchten, bietet die Sage HR Digitale Personalakte (dPA) eine integrierte Lösung zur zentralen Verwaltung sämtlicher Personaldokumente.
Von Arbeitsverträgen über Lohnscheine bis hin zu Bescheinigungen und weiteren personalrelevanten Dokumenten lassen sich Informationen zentral archivieren, strukturiert verwalten und rechtskonform bereitstellen. Durch die Integration in die Sage HR Suite profitieren Unternehmen von durchgängigen HR-Prozessen ohne Medienbrüche sowie einer zentralen Dokumentenverwaltung innerhalb ihrer bestehenden Systemlandschaft.
CERRO begleitet Sie auf dem Weg zur digitalen Personalakte
Die verbleibenden Monate sollten genutzt werden, um Personalprozesse und Dokumentenmanagement zukunftssicher aufzustellen. Und die Einführung einer digitalen Personalakte ist weit mehr als nur ein reines Softwareprojekt. Sie betrifft Prozesse, Verantwortlichkeiten und die tägliche Zusammenarbeit innerhalb der Personalabteilung.
Als Cerro EDV-Systemhaus begleiten wir Unternehmen bei der Einführung moderner HR-Lösungen: Von der Analyse der bestehenden Abläufe über die Auswahl der passenden HR-Lösung bis hin zur erfolgreichen Implementierung der Sage HR Suite. Zudem unterstützen wir Sie bei der Einführung der Sage HR Digitalen Personalakte – von der ersten Analyse über die Planung bis hin zur erfolgreichen Implementierung für Ihr Personalwesen.
Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für rechtskonforme, effiziente und zukunftssichere Personalprozesse, so dass Ihr Unternehmen zum 1. Januar 2027 optimal vorbereitet ist.
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