E-Rechnung: Pflicht ab 2025

Die E-Rechnung wird 2025 für Unternehmen verpflichtend. Für alle, die ihre Rechnungen bisher noch in Papierform versenden, ist es also allerhöchste Eisenbahn, nach einer Lösung zu suchen. Was es zu beachten gilt, lesen Sie hier.

Warum kommt die verpflichtende E-Rechnung?

Weil wir im Jahr 2024 leben. In vielen anderen Ländern wurde die E-Rechnung bereits eingeführt. Die E-Rechnung ist Teil des Beschlusses für das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 BGBl I 2024 Nr. 108.

Was wird sich ändern?

Ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Jedes Unternehmen muss den digitalen Rechnungseingang ermöglichen. Das bringt einige Vorteile mit sich:

Rechnungsprüfungsverfahren werden um ein Vielfaches vereinfacht.
Texterkennung wird wesentlich besser, dadurch wird die digitale Rechnungsverarbeitung einfacher.
Die höhere Daten- und Rechtssicherheit schützt vor Manipulationen.
Und “ganz nebenbei” schont der reduzierte Papierverbrauch unsere Umwelt.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Wann genau spricht man von einer E-Rechnung?

Rechnungen im pdf- oder gar Excel und Word-Format, sind keine E-Rechnungen. Von einer E-Rechnung spricht man immer dann, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt und EN 16931-konform ist. Es wird also technisch und für die meisten schwer verständlich. Sie brauchen eine gute Software-Lösung.

Für Sie wichtig und von großem Vorteil: Im Alltag werden dadurch Rechnungsverarbeitung und -austausch vollautomatisch möglich.

Ab 2025 darf ich also keine Papierrechnungen mehr versenden?

Keine Regel ohne Ausnahme. Es wird Übergangsfristen geben. Darüber hinaus ist der Rechnungsversand in Papierform weiterhin für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €), Fahrausweise und Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, möglich.

Die Regelung gilt für alle Unternehmen, ob Kleinst- oder Großbetriebe. Auch für Freiberufler.

Bei Rechnungen an Endverbrauchern (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Welche Übergangsfristen gelten?

ab 2025

B2B-Unternehmen müssen E- Rechnungen versenden und empfangen können. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ist der Versand von Papier- und PDF- Rechnungen weiterhin erlaubt.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiterhin in Papierform versendet werden.

ab 2027

Der Versand von Papier- und PDF- Rechnungen ist mit Zustimmung des Rechnungsempfängers nur dann weiterhin erlaubt, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers weniger als
800.000 € beträgt.

ab 2028

Ausnahmslos alle Unternehmen sind zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet – dies gilt nun auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Was gilt für Rechnungsempfänger?

Auch der Empfang der E-Rechnung ist für alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf Rechnungen sollten sicherstellen, dass E- Rechnungen empfangen werden können. (Beispiel: Lieferant versendet E-Rechnung.)

Die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung ist nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.

Eine Zustimmung ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben (beispielsweise PDF-Dateien) entsprechen.

Wir empfehlen Ihnen eine gesonderte E-Mailadresse für den Empfang von E-Rechnungen Beispiel: rechnung@xyzabc.de

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Hier ändert sich durch die “neue” E-Rechnung nur wenig. Die Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD beträgt weiterhin 10 Jahre.

Hinweis: Einigen sich Rechnungsaussteller und -empfänger neben der E-Rechnung auf ein lesbares Bildformat (zum Beispiel PDF-Dokument), besteht weiterhin die Archivierungspflicht für das Ursprungsformat der strukturierten E-Rechnung.

Wichtig: Die E-Rechnung muss im Originaldatenformat archiviert werden, wobei die Anforderung der Unveränderbarkeit beim Speichern gewährleistet sein muss. Empfehlenswert ist hier ein DMS oder auch eine digitale Rechnungsprüfungssoftware, gegebenenfalls auch beides in Kombination.

Als Nutzer von Sage Software sind Sie bestens ausgerüstet.

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Der Rechnungsversand ist mit der Sage 100 und Sage 50 Handwerk bereits im aktuellen Softwarestand möglich. Voraussetzungen sind unter anderem Angaben in den Stammdaten wie: Steuernummer, Umsatzsteuer-ID, Hausbanken und Einstellungen im Kundenstamm.

Der Rechnungsempfang ist in der Version 9.0.8 geplant, angekündigt für November 2024.

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Candis ist das digitale Rechnungsmanagement für die Sage 100.

Digitale Verwaltung von Finanzdokumenten
Digitales Ausgabenmanagement mit Kreditkarten
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